İntranet Nedir ?
İntranet; bir kurum içinde haberleşmeyi ve kurum içi iletişimi sağlayan, kurumlara özel oluşturulan web sitesi ağıdır. Bu sistemler kurulduğu kuruluş içinde bulunan bilgisayar ve yerel geniş ağların birbirine bağlanmasını sağlar. İntranet sistemi TCP/IP tabanlıdır ve kurumda yer alan cihazları Lan, WAN ağları ile birbirine bağlama görevi görür.
İntranet kelimesinin Türkçe karşılığı kurum içi ağ ya da dahili ağ olarak kullanılır. Bu sistem ile internet bağlantısı olmasa da kurumda bulunan cihazlar arasında iletişim ve veri alışverişi sağlanabilir. Bu sistemi üniversiteler, hastaneler, işletmeler kullanabilir. Temel amaç kurum içinde bilgi alışverişini sağlayabilecek bir sistem kurmaktır.
Bir kurumdaki intranet sistemi belirli bir yerel ağ ile sınırlandırılabilir. Bunun yanında bazı sistemler de internet üzerinde çok daha uzak bir konuma erişebilirler. Yerel intranetler sadece ağ içinden erişime açık olduğu için güvenli sistemlerdir. Geniş bir alan ağı üzerinden erişebilmeniz için giriş kimlik bilgilerine ihtiyacınız olabilir. İntranetler güvenlik önlemleri alındıktan sonra internet bağlantısı sağlanabilir.
Kurumlara özel oluşturulan bir web sitesi ağı olan intranet, kurumlarda haberleşmeyi, iç iletişimi sağlar. Yalnızca belli bir kurum ya da kuruluş içindeki bilgisayarları ve yerel ile geniş ağları birbirine bağlar. İntranet nedir diye aradığınızda çoğunlukla böyle bir tanımla karşılaşırsınız.
İngilizce kökenli intranet kelimesinde, intra; içinde anlamına gelir. Intranet’in Türkçe karşılığı ise kurum içi ağ, dahili ağ şeklindedir. Genelde TCP/IP tabanlı bir ağ olan intraneti aslında bir şirketin, organizasyonun veya üniversitenin faydalanabileceği küçük ölçekte ve sadece bu birimlere özel bir internet gibi de düşünebiliriz. Yani, sıradan ev kullanıcılarının dışındadır, onları ilgilendirmez.
Güvenli olarak Internet Protokolü teknolojisini kullanan özel bir bilgisayar ağı olan, özel web olarak da tanımlayabileceğimiz intranet ile farklı coğrafyalarda bulunan kurum çalışanları tek bir ağ üzerinden diledikleri zaman en doğru ve kesin bilgiye erişebilir. Çeşitli veri tabanlarına, raporlara ve işle ilgili bilgilere bir ara yüz üzerinden ulaşabilirler. Aslında temelde hedeflenen, çalışanlar arasında kesintisiz iletişimin ve iş birliğinin sağlanmasıdır. Çalışanlar ve ekip üyeleri için bilgi ve araç sağlayan ara yüz , takvimler, proje zaman çizelgeleri, görev listeleri, gizli dosyalar ve diğer kullanıcılarla iletişim kurmak için bir mesajlaşma araçlarını içerebilir.
Kurum içi internet olarak da tanımlanabilen intranet sistemiyle kurum çalışanları kendilerine ait şifreleriyle bu elektronik ortamda kurumsal bilgilere ulaşabilmektedir. İntranet, bu yöntemle büyük ölçüde harcamaları düşürür ve şirkete katkı sağlar. Örneğin telefon rehberi basım ve dağıtımı gibi.
Kolaylık: kurumdaki her çalışan (hemen hemen) tüm bilgilere ulaşma imkanına sahip olursa ve bunu kendi çalışmaları için etkin bir biçimde kullanırsa sürekli ast-üst ilişkisine dayanan simetrik yönetim tarzı , yatay iletişimin de gerçekleşebileceği bir ortam yaratacaktır
İntranetin İçerdiği Bazı Konular
1. Kurumsal veriler ve sunumlar
2. Adres ve telefon rehberleri
3. Dahili süreçlere yönelik malzemeler: Kalite yönetim el kitabı
4. Pazarlama, dağıtım, rakip ve pazar bilgileri
5. Eğitim malzeme ve önerileri
6. Kurumun kendi açıklamaları/yayınları
7. Yazılım ve donanım bilgileri
8. Dahili boş kadro bilgileri
9. Tartışma forumları
10. Belge dağıtımı ve paylaşımı
11. İnsan kaynakları
12. Eğitim ve oryantasyon
13. Çalışma grupları
14. Ortak iş programlarının kullanılması
15. Üretim
16. Yeni belgeleme sistemlerinin oluşturulması
17. Tedarikçilerle ilişkiler
18. Sanal alış-veriş
19. Servis ve destek
20. Kurum içi telekonferans
Kurumsal Portal da kullanılabilecek içeriklerden bazıları:
- Kurumsal Haberler
- Ana sayfada haber ve duyurular (maille yapılan günlük veya haftalık duyuruların yerine )
- İK Duyuruları( Doğum, Evlilik , Vefat , Atama / Yeni personel bilgileri , doğum günü vs,…)
- Personel Arama (Dahili Telefon, Departman Bilgileri, vs…)
- Etkinlik Takvimi (Genel ve Birim kullanıcılarına özel)
- Birime Özel veya Genel Anketler
- Farklı firmalar ile yapılan işbirliklerini – indirim ve kampanya anlaşmalarını listeleme
- Kullanıcıların kurum içi hizmet veya satın alma taleplerinin yönetilmesi
- Masraf ve Avans Talebi, onaylar sonrası ilgili sisteme veri kaydı
- Organizasyon Yapısı ve şeması
- Toplantı kararları ve görev yönetimi
- İK uygulaması ile entegre personel izin yönetimi
- Tatil girme-gözlemleme-onaylama (şayet yönetici ise)
- Çeşitli devlet kurumlarında kullanılan gerekli evrakların intranetten basılması
- Çalışan profilleri ( istenilen bilgilerin listelendiği bölüm )
- Şirket içi e-eğitim
- Faydalı linkler
- Alım-Satım ilanları ( çalışanların kendi aralarında takip edecekleri cep telefonu – araba vs. )
- Günlük yemek listesi ( yemekhane veya catering firmalarından gelen listenin yayınlanması )
- Kullanıcıya özel yetkilendirilmiş satış bilgileri veya istek raporlar
- Paylaşımlı doküman kütüphaneleri
- Kurumsal Form, Şablon, Logo gibi bilgilerin yayınlandığı alt sayfalar
Yalnızca belirli bir kuruluş içindeki bilgisayarları, yerel ağlar (LAN) ve geniş alan ağları (WAN) üzerinde birbirine bağlayan bir ağ yapısına intranet adı verilir. Intranetin asıl amacı, şirket içinde bilgilerin ve bilgi işlem kapasitesinin rahatlıkla paylaşımını sağlayabilmektir. Intranet, şirket içi tele-konferans uygulamalarında ve farklı birimlerdeki kişilerin bir araya gelebildiği iş gruplarının oluşturulmasında da kullanılır.
