İntranet Nedir ve Ne İşe Yarar?

İntranet Nedir ?

İntranet; bir kurum içinde haberleşmeyi ve kurum içi iletişimi sağlayan, kurumlara özel oluşturulan web sitesi ağıdır. Bu sistemler kurulduğu kuruluş içinde bulunan bilgisayar ve yerel geniş ağların birbirine bağlanmasını sağlar. İntranet sistemi TCP/IP tabanlıdır ve kurumda yer alan cihazları Lan, WAN ağları ile birbirine bağlama görevi görür.

İntranet kelimesinin Türkçe karşılığı kurum içi ağ ya da dahili ağ olarak kullanılır. Bu sistem ile internet bağlantısı olmasa da kurumda bulunan cihazlar arasında iletişim ve veri alışverişi sağlanabilir. Bu sistemi üniversiteler, hastaneler, işletmeler kullanabilir. Temel amaç kurum içinde bilgi alışverişini sağlayabilecek bir sistem kurmaktır.

Bir kurumdaki intranet sistemi belirli bir yerel ağ ile sınırlandırılabilir. Bunun yanında bazı sistemler de internet üzerinde çok daha uzak bir konuma erişebilirler. Yerel intranetler sadece ağ içinden erişime açık olduğu için güvenli sistemlerdir. Geniş bir alan ağı üzerinden erişebilmeniz için giriş kimlik bilgilerine ihtiyacınız olabilir. İntranetler güvenlik önlemleri alındıktan sonra internet bağlantısı sağlanabilir.

Kurumlara özel oluşturulan bir web sitesi ağı olan intranet, kurumlarda haberleşmeyi, iç iletişimi sağlar. Yalnızca belli bir kurum ya da kuruluş içindeki bilgisayarları ve yerel ile geniş ağları birbirine bağlar. İntranet nedir diye aradığınızda çoğunlukla böyle bir tanımla karşılaşırsınız.

İngilizce kökenli intranet kelimesinde, intra; içinde anlamına gelir. Intranet’in Türkçe karşılığı ise kurum içi ağ, dahili ağ şeklindedir. Genelde TCP/IP tabanlı bir ağ olan intraneti aslında bir şirketin, organizasyonun veya üniversitenin faydalanabileceği küçük ölçekte ve sadece bu birimlere özel bir internet gibi de düşünebiliriz. Yani, sıradan ev kullanıcılarının dışındadır, onları ilgilendirmez.

Güvenli olarak Internet Protokolü teknolojisini kullanan özel bir bilgisayar ağı olan, özel web olarak da tanımlayabileceğimiz intranet ile farklı coğrafyalarda bulunan kurum çalışanları tek bir ağ üzerinden diledikleri zaman en doğru ve kesin bilgiye erişebilir. Çeşitli veri tabanlarına, raporlara ve işle ilgili bilgilere bir ara yüz üzerinden ulaşabilirler. Aslında temelde hedeflenen, çalışanlar arasında kesintisiz iletişimin ve iş birliğinin sağlanmasıdır. Çalışanlar ve ekip üyeleri için bilgi ve araç sağlayan ara yüz , takvimler, proje zaman çizelgeleri, görev listeleri, gizli dosyalar ve diğer kullanıcılarla iletişim kurmak için bir mesajlaşma araçlarını içerebilir.

Kurum içi internet olarak da tanımlanabilen intranet sistemiyle kurum çalışanları kendilerine ait şifreleriyle bu elektronik ortamda kurumsal bilgilere ulaşabilmektedir. İntranet, bu yöntemle büyük ölçüde harcamaları düşürür ve şirkete katkı sağlar. Örneğin telefon rehberi basım ve dağıtımı gibi.

Kolaylık: kurumdaki her çalışan (hemen hemen) tüm bilgilere ulaşma imkanına sahip olursa ve bunu kendi çalışmaları için etkin bir biçimde kullanırsa sürekli ast-üst ilişkisine dayanan simetrik yönetim tarzı , yatay iletişimin de gerçekleşebileceği bir ortam yaratacaktır

İntranetin İçerdiği Bazı Konular

1. Kurumsal veriler ve sunumlar

2. Adres ve telefon rehberleri

3. Dahili süreçlere yönelik malzemeler: Kalite yönetim el kitabı

4. Pazarlama, dağıtım, rakip ve pazar bilgileri

5. Eğitim malzeme ve önerileri

6. Kurumun kendi açıklamaları/yayınları

7. Yazılım ve donanım bilgileri

8. Dahili boş kadro bilgileri

9. Tartışma forumları

10. Belge dağıtımı ve paylaşımı

11. İnsan kaynakları

12. Eğitim ve oryantasyon

13. Çalışma grupları

14. Ortak iş programlarının kullanılması

15. Üretim

16. Yeni belgeleme sistemlerinin oluşturulması

17. Tedarikçilerle ilişkiler

18. Sanal alış-veriş

19. Servis ve destek

20. Kurum içi telekonferans

Kurumsal Portal da kullanılabilecek içeriklerden bazıları:

1. Kurumsal Haberler
2. Ana sayfada haber ve duyurular (maille yapılan günlük veya haftalık duyuruların yerine )
3. İK Duyuruları( Doğum, Evlilik , Vefat , Atama /  Yeni personel bilgileri , doğum günü vs,…)
4. Personel Arama (Dahili Telefon, Departman Bilgileri, vs…)
5. Etkinlik Takvimi (Genel ve Birim kullanıcılarına özel)
6. Birime Özel veya Genel Anketler
7. Farklı firmalar ile yapılan işbirliklerini – indirim ve kampanya anlaşmalarını listeleme
8. Kullanıcıların kurum içi hizmet veya satın alma taleplerinin yönetilmesi
9. Masraf ve Avans Talebi, onaylar sonrası ilgili sisteme veri kaydı
10. Organizasyon Yapısı ve şeması
11. Toplantı kararları ve görev yönetimi
12. İK uygulaması ile entegre personel izin yönetimi
13. Tatil girme-gözlemleme-onaylama (şayet yönetici ise)
14. Çeşitli devlet kurumlarında kullanılan gerekli evrakların intranetten basılması
15. Çalışan profilleri ( istenilen bilgilerin listelendiği bölüm )
16. Şirket içi e-eğitim
17. Faydalı linkler
18. Alım-Satım ilanları ( çalışanların kendi aralarında takip edecekleri cep telefonu – araba vs. )
19. Günlük yemek listesi ( yemekhane veya catering firmalarından gelen listenin yayınlanması )
20. Kullanıcıya özel yetkilendirilmiş satış bilgileri veya istek raporlar
21. Paylaşımlı doküman kütüphaneleri
22. Kurumsal Form, Şablon, Logo gibi bilgilerin yayınlandığı alt sayfalar

Yalnızca belirli bir kuruluş içindeki bilgisayarları, yerel ağlar (LAN) ve geniş alan ağları (WAN) üzerinde birbirine bağlayan bir ağ yapısına intranet adı verilir. Intranetin asıl amacı, şirket içinde bilgilerin ve bilgi işlem kapasitesinin rahatlıkla paylaşımını sağlayabilmektir. Intranet, şirket içi tele-konferans uygulamalarında ve farklı birimlerdeki kişilerin bir araya gelebildiği iş gruplarının oluşturulmasında da kullanılır.